文 / 劉練偉
專項(xiàng)維修資金的合規(guī)使用既是物業(yè)保值增值的保障，也是業(yè)主安居樂(lè)業(yè)的前提，因此有人形象地將其比作房屋的“養(yǎng)老金”。但長(zhǎng)期以來(lái)，專項(xiàng)維修資金的管理一直存在責(zé)任邊界不清、認(rèn)知統(tǒng)一難和使用難等問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，筆者提出合規(guī)使用維修資金的幾個(gè)思考。
正面宣導(dǎo)，雙向溝通
專項(xiàng)維修資金的使用需要根據(jù)《物業(yè)管理?xiàng)l例》《專項(xiàng)維修資金管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)要求實(shí)施開(kāi)展，因此，學(xué)習(xí)法律法規(guī)是合規(guī)使用專項(xiàng)維修資金至關(guān)重要的第一步。
首先，物業(yè)服務(wù)企業(yè)需要組織員工學(xué)習(xí)法律法規(guī)和當(dāng)?shù)刈》砍青l(xiāng)建設(shè)主管部門、街道針對(duì)使用專項(xiàng)維修資金制定的流程及相應(yīng)資料的提交要求。
其次，業(yè)主委員會(huì)、廣大業(yè)主需要學(xué)習(xí)法律法規(guī)，以真正履行好房屋修繕第一責(zé)任人的職責(zé)，確保應(yīng)修盡修，避免因延遲維修、不維修或啟動(dòng)應(yīng)急簡(jiǎn)易程序帶來(lái)不良后果。
再次，物業(yè)服務(wù)企業(yè)對(duì)不修、遲修可能引發(fā)的當(dāng)前問(wèn)題和今后對(duì)業(yè)主顯性及隱性的影響，要實(shí)事求是地進(jìn)行分析和溫馨提示，讓作為房屋修繕第一責(zé)任人的業(yè)主清楚了解與判斷決策。此外，對(duì)于業(yè)主疑慮、擔(dān)憂的問(wèn)題，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)建立信息收集和雙向溝通的渠道。通過(guò)這些方式使廣大業(yè)主充分了解，正確理解專項(xiàng)維修資金的用途和作用。
最后，實(shí)時(shí)開(kāi)展專項(xiàng)維修資金使用相關(guān)方的廉潔教育以及將廉潔教育與專項(xiàng)維修使用流程融合。比如：在小區(qū)公告廉潔告知書，簽訂廉潔承諾書，廣泛宣傳正向榜樣案例等。
加強(qiáng)引導(dǎo)，明確約定
專項(xiàng)維修資金的使用范圍是根據(jù)《專項(xiàng)維修資金管理辦法》和《物業(yè)管理?xiàng)l例》界定且需要通過(guò)《物業(yè)服務(wù)合同》加以明確約定的。因此，建議一方面要加強(qiáng)政府引導(dǎo)，如在《物業(yè)服務(wù)合同》模板提供指導(dǎo)意見(jiàn)，社區(qū)/街道在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)給予指導(dǎo)以提醒業(yè)主，減少專項(xiàng)維修資金使用過(guò)程所產(chǎn)生的分歧，以增強(qiáng)可操作性。另一方面，物業(yè)服務(wù)企業(yè)在與業(yè)主洽談合作、商討合同時(shí)應(yīng)將其使用范圍予以明確，避免使用邊界模糊帶來(lái)的相關(guān)問(wèn)題。
整合力量，加強(qiáng)監(jiān)督
隨著房齡的逐步增大，需要維修的范圍也在增加，各種類別的維修項(xiàng)目對(duì)物業(yè)服務(wù)企業(yè)提出了越來(lái)越高的要求，建議政府部門牽頭組織建立專家?guī)?，為房屋的專?xiàng)維修整改方案、招投標(biāo)評(píng)審、竣工驗(yàn)收等提供咨詢指導(dǎo)，同時(shí)也可吸納具備房屋維修專業(yè)知識(shí)的小區(qū)業(yè)主進(jìn)入專家?guī)欤约訌?qiáng)對(duì)維修資金使用的監(jiān)督。
公開(kāi)透明，業(yè)主參與
一是日常維修要到位。物業(yè)服務(wù)企業(yè)要做好房屋、設(shè)備設(shè)施及附屬場(chǎng)地的日常維修養(yǎng)護(hù)工作，具體而言：一是物業(yè)服務(wù)合同對(duì)日常維修的要求要明確、實(shí)事求是，以此作為雙方履約的基礎(chǔ)；二是維修養(yǎng)護(hù)要做好全面計(jì)劃，確保編制不漏項(xiàng)，且以預(yù)防維護(hù)為主，日常維修為重，使小故障、小毛病及時(shí)得到處理。
二是業(yè)主融入到位。業(yè)主作為房屋修繕第一責(zé)任人，更是專項(xiàng)維修資金的主人，對(duì)使用資金過(guò)程參與越全面、越深入，就越有利于合規(guī)使用資金。業(yè)主廣泛參與的工作范圍應(yīng)包含對(duì)設(shè)備設(shè)施運(yùn)行情況、物業(yè)服務(wù)維護(hù)情況、專項(xiàng)維修啟動(dòng)和維修項(xiàng)目驗(yàn)收的檢查，對(duì)設(shè)備設(shè)施風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的排查，特別是在方案確定及施工方選擇上，鼓勵(lì)業(yè)主自薦或推薦。在廢舊物資拆除/處置、材料與零配件進(jìn)場(chǎng)階段、竣工驗(yàn)收等重要施工節(jié)點(diǎn)更歡迎業(yè)主參與其中。
三是信息公開(kāi)到位。由于專項(xiàng)維修整改的事項(xiàng)往往影響業(yè)主的生活、出行等問(wèn)題，因此業(yè)主對(duì)施工進(jìn)度特別關(guān)注?；谶@種情形，物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以通過(guò)微信群、公示欄、APP、電梯廣告欄等載體時(shí)時(shí)通報(bào)工程進(jìn)展和效果，對(duì)于費(fèi)用額度大、整改周期長(zhǎng)的事項(xiàng)還可組織節(jié)點(diǎn)通報(bào)會(huì)、施工進(jìn)度查驗(yàn)會(huì)、付款節(jié)點(diǎn)過(guò)程驗(yàn)收會(huì)等，讓業(yè)主了解情況，心中有數(shù)。
四是檔案建立到位。雖然專項(xiàng)維修資金管理部門能查閱資金和使用的相關(guān)信息，但物業(yè)服務(wù)企業(yè)也應(yīng)該建立一套檔案資料，檔案可考慮包含《日常維修維護(hù)動(dòng)態(tài)管理檔案》《專項(xiàng)維修管理檔案》《小區(qū)專項(xiàng)維修資金使用檔案》等?！度粘＞S修維護(hù)動(dòng)態(tài)檔案》包含房屋、附屬設(shè)施等動(dòng)態(tài)信息，形成體檢維修檔案；《專項(xiàng)維修管理檔案》除保障啟動(dòng)、維修、驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)均有資料留存外，對(duì)其表現(xiàn)形式的有效性可選擇文檔、圖片、音頻、視頻等任一或組合形式，同時(shí)對(duì)隱蔽工程、關(guān)鍵工序建議以視頻拍攝加講解形式為宜，該檔案資料較多、形式多樣化，應(yīng)建立便于檢索的目錄索引，方便查閱；《小區(qū)專項(xiàng)維修資金使用檔案》應(yīng)側(cè)重全面系統(tǒng)地體現(xiàn)專項(xiàng)維修使用事項(xiàng)、使用時(shí)間、額度、余額等為宜。
五是宣傳溝通到位。小區(qū)業(yè)主群體龐大，物業(yè)服務(wù)企業(yè)在注重自身工作合規(guī)性的同時(shí)應(yīng)注意收集業(yè)主的問(wèn)題與訴求，發(fā)現(xiàn)業(yè)主疑問(wèn)或輿情時(shí)，應(yīng)第一時(shí)間受理、溝通，消除業(yè)主疑慮。在自身工作確有不足時(shí)，要及時(shí)糾偏，避免事態(tài)擴(kuò)大。
前后比對(duì)，后續(xù)保障
只有維修整改達(dá)到良好成效，才能讓業(yè)主應(yīng)修盡修。成效的客觀層面更容易被關(guān)注，而業(yè)主的主觀感受也非常關(guān)鍵，需要我們做以下安排：一是強(qiáng)化前后對(duì)比感知。專項(xiàng)維修之前應(yīng)做現(xiàn)狀資料收集，維修結(jié)束后則要再次做現(xiàn)狀資料收集，最后可將前后狀況進(jìn)行對(duì)比并進(jìn)行公示，也可邀請(qǐng)業(yè)主現(xiàn)場(chǎng)參與感受，讓客觀效果影響業(yè)主主觀感受。二是回歸常態(tài)化管理。大修整改完畢后，物業(yè)服務(wù)企業(yè)要在質(zhì)保期和后續(xù)日常維修保養(yǎng)中認(rèn)真履職，杜絕整改的事項(xiàng)短時(shí)期又出現(xiàn)故障問(wèn)題，同時(shí)質(zhì)保期結(jié)束后，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)做好日常維修養(yǎng)護(hù)工作，保障其正常的生命周期，甚至延長(zhǎng)其生命周期，增強(qiáng)業(yè)主對(duì)專項(xiàng)維修的主觀感受。
應(yīng)用科技，提供支撐
合規(guī)使用專項(xiàng)維修資金既需各方集聚合力，也需要考慮專業(yè)層面的問(wèn)題。目前來(lái)看，可以考慮從以下方面引入智能化、智慧化的科技做助手，與政府相關(guān)部門、物業(yè)服務(wù)企業(yè)和業(yè)主等相關(guān)方緊密合作，才能確保維修資金使用效能的最大化。
一是引入智能化資金管理系統(tǒng)，助力專項(xiàng)維修資金的申請(qǐng)、審批，監(jiān)管資金流向，提供賬戶余額預(yù)警、續(xù)籌管理等服務(wù)，提高工作效率，減少人為錯(cuò)誤和疏忽。
二是利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)對(duì)過(guò)去的維修項(xiàng)目進(jìn)行回顧和總結(jié)，對(duì)比分析使用方案的優(yōu)劣，并根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和市場(chǎng)趨勢(shì)，優(yōu)化專項(xiàng)維修預(yù)算。同時(shí)，基于大數(shù)據(jù)分析，預(yù)測(cè)未來(lái)可能出現(xiàn)的維修需求和費(fèi)用，未來(lái)維修計(jì)劃和預(yù)算，確保資金的持續(xù)運(yùn)用和項(xiàng)目的有效實(shí)施。
四是開(kāi)發(fā)移動(dòng)應(yīng)用和在線服務(wù)平臺(tái)，業(yè)主、物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以通過(guò)手機(jī)或電腦隨時(shí)查看維修資金的使用情況、項(xiàng)目進(jìn)展和相關(guān)文件，實(shí)現(xiàn)維修資金使用信息的透明和實(shí)時(shí)反饋。
五是在重要的維修項(xiàng)目上部署智能監(jiān)控和預(yù)警系統(tǒng)，通過(guò)傳感器、攝像頭等設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用。一旦項(xiàng)目超出預(yù)算或發(fā)生異常，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出警報(bào)，讓管理人員及時(shí)采取措施，防止問(wèn)題進(jìn)一步擴(kuò)大。
六是啟動(dòng)數(shù)字化合同管理，將專項(xiàng)維修項(xiàng)目的合同和費(fèi)用記錄在系統(tǒng)中，管理人員可以隨時(shí)查閱合同內(nèi)容和費(fèi)用明細(xì)，避免因合同遺漏或不當(dāng)解釋而引發(fā)糾紛。
總之，只有合規(guī)使用專項(xiàng)維修資金，才能讓房屋老有所依、老而不舊、老而不破；才能讓業(yè)主居有所安，居住體驗(yàn)感、安全感不斷提升。這需要物業(yè)服務(wù)企業(yè)和維修資金使用相關(guān)方共同努力，系統(tǒng)、全面、專業(yè)地對(duì)維修資金的使用流程進(jìn)行策劃與實(shí)施，更需要因時(shí)因地不斷完善。 （原載于《中國(guó)物業(yè)管理》雜志2023年第8期）
作者單位：重慶紳帝物業(yè)管理有限公司