物業(yè)管理招投標標書制作初探
文/鄧乃鴻
隨著《物業(yè)管理條例》的頒布實施，物業(yè)管理招投標逐漸成為承接物業(yè)管理項目的主要方式，無論是物業(yè)管理企業(yè)還是建設(shè)單位、業(yè)主和政府行政管理部門，都將面對物業(yè)管理招投標的運行規(guī)則。面對新形勢，物業(yè)管理企業(yè)除了應該學習、掌握《物業(yè)管理條例》、《前期物業(yè)管理招投標管理暫行辦法》等相關(guān)規(guī)定外，還要掌握物業(yè)管理招投標實務的操作方法，這對于參加投標的物業(yè)管理企業(yè)是非常重要的。
在實際招投標的過程中，投標企業(yè)的標書起到了至關(guān)重要的作用，標書的制作應該引起廣大物業(yè)管理企業(yè)的高度重視。
一、做好標書制作的準備工作
對于投標的物業(yè)管理企業(yè)，及時獲得有關(guān)項目的招標信息，可以說是展開項目的第一步。因此，獲得項目信息的時間越早，就能夠爭取到越多的時間，中標的可能性就越大，獲得招標信息最為常見的途徑是招標通告。
獲得招標信息之后，投標的物業(yè)管理企業(yè)就應該積極與用戶、項目主管單位建立聯(lián)系，爭取在招標通告前，甚至在項目進行評估和可行性研究的階段介入，及早了解招投標者對物業(yè)管理的設(shè)想和安排。這些工作的好處體現(xiàn)在三個方面：
首先，通過這些工作，投標的物業(yè)管理企業(yè)可以及早了解業(yè)主或建設(shè)單位制訂的物業(yè)管理項目的詳細要求，包括招投標項目概況、招標對象、招標說明、“標”或“包”的具體劃分、采用的技術(shù)規(guī)范和對工作的特殊要求等。更重要的是，業(yè)主或建設(shè)單位在立項、研究和設(shè)計等工作的過程中，往往已經(jīng)形成了一些意向性的想法，包括對物業(yè)管理企業(yè)的看法等，投標物業(yè)管理企業(yè)如果在交流中盡量掌握這些信息，就可以有針對性地做好前期工作，及早開展投標的準備工作。
其次，投標的物業(yè)管理企業(yè)可以通過與業(yè)主或建設(shè)單位的接觸，進行充分的技術(shù)交流。一方面，可以起到介紹和宣傳的作用，讓業(yè)主或建設(shè)單位對物業(yè)管理企業(yè)及其服務有一個感性認識；另一方面也可以對業(yè)主的要求有更深刻的理解，以便在編制投標文件時準確響應或著重加以說明。某些時候，當業(yè)主或建設(shè)單位尚未確定招標文件某一部分的具體內(nèi)容及指標時，通過技術(shù)交流，可能使用戶愿意采用投標物業(yè)管理企業(yè)提供的服務及管理模式；當業(yè)主在設(shè)計中有不當之處時，通過技術(shù)交流幫助業(yè)主作出修改，加深業(yè)主對投標物業(yè)管理企業(yè)的信任，這都會對投標物業(yè)管理企業(yè)非常有利。
另外，在長時間的接觸和交流過程中，如果投標物業(yè)管理企業(yè)能夠抓住機會，為業(yè)主或建設(shè)單位提供一些力所能及的服務，都會給對方留下良好的印象，為將來的合作打下良好的基礎(chǔ)。
二、標書制作中的幾個問題
項目招標之后直至開標之前的這段時間，可以說是投標物業(yè)管理企業(yè)的沖刺階段。投標物業(yè)管理企業(yè)在此過程中要注意以下幾個方面：
1、根據(jù)招標文件的要求，制訂投標文件的制作進度計劃，有條不紊地制作投標文件，以免造成文件的缺失或?qū)φ袠宋募奈错憫?。要仔細研究招標文件，尤其要注意文件中的一些特殊?guī)定，例如有的招標文件中要求投標物業(yè)管理企業(yè)所提供的營業(yè)執(zhí)照、財務報表等資格文件必須經(jīng)過公證機關(guān)的公證，如果忽略了這些要求，就可能導致廢標。
2、針對招標文件中的主要技術(shù)問題，多與業(yè)主或建設(shè)單位聯(lián)系和溝通，掌握用戶的要求和意圖。如果用戶組織了標前會和現(xiàn)場考察，一定要事先做充分準備，以便及時得到滿意的答復和澄清，并在投標文件中給予充分明確的響應。
三、投標人在編制投標文件時要注意的問題
投標文件是投標方對招標文件的直接響應，投標文件應及時對招標文件提出的實質(zhì)性的要求和條件做出回答。編制投標文件時要圍繞主題進行論述：
1、把握主題
投標人應當認真研究、正確理解招標文件的全部內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上按要求編制招標文件，切忌偏題。努力圍繞“如何能夠全面、客觀反映招標人本次招標情況”這一出發(fā)點去編制投標文件，細化各項條目。
2、嚴格規(guī)范
投標文件必須對招標文件中有關(guān)招標項目的研發(fā)內(nèi)容、技術(shù)要求、項目價格、實施計劃等主要內(nèi)容進行填報和說明。投標文件中使用的計量單位，除招標文件中有特殊要求外，應采用法定計量單位。
投標單位不得修改招標文件的要求，不能遺漏或回避招標文件中必須回答的問題，更不能提出任何附帶條件。投標人應當按照招標文件的要求編制投標文件，投標文件應當對招標文件提出的實質(zhì)性要求和條件做出明確回答。
3、真實有效
投標文件中闡述的內(nèi)容、提供的證明材料必須真實可靠，客觀反映投標人的情況，不得弄虛作假，必須遵守有關(guān)的國家法律、法規(guī)和條例。
4、統(tǒng)籌考慮
投標文件的內(nèi)容可能牽涉到技術(shù)、經(jīng)濟、資信等各方面的問題，因此，投標人要組織相關(guān)部門的人員分頭編制。同時，整個投標文件的內(nèi)容應保持一致性和貫徹性，投標書按統(tǒng)一格式書寫。
5、合理設(shè)置文檔
一份完整合格的投標文件，不僅要有詳實的內(nèi)容，也要有封面、目錄、頁眉、頁腳等，且在頁面安排、標題設(shè)置、圖表說明的字體、字號、色彩的運用上合理得體，既符合項目的嚴謹性，又要體現(xiàn)自己的特色。在編制技術(shù)標書過程中，應避免因偏離要求而影響技術(shù)評分，或指標過優(yōu)而抬高了報價，影響開標結(jié)果。而對于用戶較為重視的指標，則可以適當?shù)丶右詢?yōu)化，并在投標文件相應的部分，加以詳細的描述，以引起招標方在評標時的興趣和重視，有利于爭取中標。
四、確定投標價格時要注意的幾個問題
在國際公開招標的情況下，一般來說，按照招標文件規(guī)定的評標因素評估的最低價格的投標，即為中標。因此，投標價格是影響評標的關(guān)鍵因素，在確定報價時，應注意以下幾個方面：
1、在確定報價時，應與業(yè)主或建設(shè)單位采取雙方坦誠相待的原則。很多物業(yè)管理企業(yè)參加公開招標的經(jīng)驗不足，往往存在僥幸心理，或者希望在價格上留一手，賺取高額利潤，或者企圖以不合理的低價搶標，有些物業(yè)管理企業(yè)參與競爭只是為了擴大公司的對外影響，并不在乎企業(yè)效益問題，所以虧損也在所不惜。這些行為都是不正當?shù)?。投標物業(yè)管理企業(yè)應確定合理的利潤比例，經(jīng)過努力即使最終未能中標，也不會留有遺憾。
2、在確定報價時，要注意分析競爭對手的情況，一般來說，每個投標物業(yè)管理企業(yè)在作價時，都有自己的原則和規(guī)律，因此，在每次投標前，都要盡量摸清其他參與投標的對手的名單，搜尋以往在類似項目中該投標物業(yè)管理企業(yè)的投標價格，結(jié)合當時與現(xiàn)在其他因素的變化，分析測算對手在此次投標中的可能報價范圍，從而為自己的最終報價提供參考。
3、在確定報價時，還要考慮可能影響中標后項目收益的一些因素，如原材料價格、人工費用、管理費用等，以確定最終的報價。
總之，在物業(yè)管理招投標過程中，要樹立競爭意識、公德意識，除了依靠法律和行政手段規(guī)范外，還須倡導建立道德秩序。這種道德秩序就是重視信譽、注重企業(yè)形象、遵紀守法、公平參與，自覺抵制不正當競爭，將物業(yè)管理招投標引入法制化、規(guī)范化、科學化的軌道，保證我國物業(yè)管理事業(yè)的不斷發(fā)展。
作者系中房集團北京物業(yè)管理有限公司總經(jīng)理